le bureau

rôle et fonctionnement

Instance de direction de l’association, le bureau est élu parmi les membres du conseil d’administration. Il se compose d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire. Si l’association est très importante, un vice-président, un vice-trésorier et un vice-secrétaire peuvent être nommés. La déclaration en préfecture doit obligatoirement mentionner les noms et fonctions des membres du bureau.

président

Le président d’Apel est détenteur des pouvoirs habituellement conférés aux présidents d’associations :

il anime l’association et coordonne ses activités ;
il préside le conseil d’administration et l’assemblée générale ;
il rédige, avec son secrétaire, le rapport moral d’activités lors de l’AG annuelle, ainsi que le discours d’orientation pour l’année scolaire à venir ;
il dirige l’administration générale de l’Apel, en veillant au respect des statuts et en assurant les formalités usuelles : déclarations en préfecture, établissement des procès-verbaux d’AG et de CA, etc. ;
il supervise la comptabilité de l’association tenue par le trésorier ;
il représente de plein droit l’association devant la justice.
Contrairement à ce que l’on peut croire, le président ne décide pas de tout, n’organise pas seul les manifestations, et n’a pas besoin d’être expert en communication. Un bon président est avant tout un chef d’orchestre, capable de mobiliser, déléguer, et coordonner les actions avec le soutien du CA.

secrétaire

Le secrétaire est responsable de la gestion administrative de l’association. Il tient les archives, rédige les convocations, procès-verbaux et comptes rendus, et assure les déclarations officielles à la préfecture et à l’APEL du Rhône. Il gère la boîte mail ainsi que la communication interne et externe. Lors des conseils d’administration, il envoie les convocations, organise l’émargement, vérifie le quorum, l’ordre du jour, et veille à l’archivage des comptes rendus. Il est garant de la mémoire de l’association et facilite la passation de poste.
Contrairement à certaines idées reçues, le secrétaire n’est pas le seul à gérer la boîte mail, qui est souvent partagée entre plusieurs membres du bureau selon un mode de fonctionnement commun. En cas de sujets sensibles, les réponses sont discutées en conseil d’administration.
Il ne rédige pas tous les dossiers et courriers de l’association : il se charge des documents officiels comme les convocations et procès-verbaux, mais peut être aidé par un secrétaire adjoint ou un autre membre. La rédaction de dossiers spécifiques, comme les demandes d’aides financières, peut être confiée à d’autres personnes (trésorier par exemple).

trésorier

Le trésorier est garant de la tenue et du suivi de la comptabilité. Il assure le règlement des factures, des notes de frais, et gère les documents comptables : factures, fichiers de gestion, bilans annuels et budgets prévisionnels, ainsi que les relevés bancaires. Il est en charge, avec le président, de réaliser le bilan comptable qui sera présenté en Assemblée Générale.
Il a un accès aux comptes bancaires, sur délégation du président. C’est lui qui va organiser la collecte des adhésions pour nous les transmettre avant le 30 novembre de chaque année. Avant et après chaque événement, il prépare le fond de caisse et compte celle-ci avec une autre personne. Il clôture les comptes au 31/07, prépare le bilan et le budget prévisionnel. Il est également tenu de préparer un compte rendu financier à présenter lors de certain CA.
Contrairement à certaines idées reçues, il n’est pas nécessaire d’être comptable pour être trésorier : il suffit d’être un minimum à l’aise avec les chiffres. Nous fournissons des modèles de documents pour vous faciliter la gestion, et nous restons disponibles pour toutes questions. Enfin, le trésorier ne décide pas seul des dépenses : toutes sont validées par le conseil d’administration.