Chaque association Apel d'établissement est indépendante, afin de représenter les parents et d'animer au mieux chaque communauté éducative. Ainsi, il n’est pas anormal d’adhérer à plusieurs Apel si l’on a plusieurs enfants dans des établissements différents. Ces adhésions permettent aussi de voter et de candidater à un poste d’administrateur dans toutes les assemblées générales de chaque école. Dans ce cas la cotisation (une et indivisible) doit être réglée dans son intégralité. Toutefois, vous pouvez aussi décider de n’adhérer qu’à l’une ou l’autre des Apel des établissements que fréquentent vos enfants.

Certains organismes, agréés par l'administration fiscale, sont habilités à délivrer des reçus fiscaux à leurs donateurs, afin de permettre à ces derniers de bénéficier d'abattements sur leurs impôts. Pour pouvoir délivrer des reçus fiscaux, un organisme doit être reconnu "d'intérêt général" (article 200 du code général des impôts), et disposer d'une organisation administrative et comptable à la fois conforme aux normes en vigueur et pérenne. Ces exigences étant impossible à réunir dans de nombreuses Apel d'établissement, le mouvement des Apel n'est pas en mesure de délivrer des reçus fiscaux.

Il est possible d'orienter les donateurs qui le souhaitent vers la Fondation Saint-Matthieu, qui est habilitée à recevoir des dons pour les établissements de l'Enseignement catholique et à délivrer des reçus fiscaux.

Les Apel ont la possibilité de tenir une buvette lors des événements qu’elles organisent, sous réserve : de se limiter aux boissons des groupes 1 et 3 (boissons sans alcool, cidre, bière, vin… ne dépassant pas les 18°), d’avoir adressé à la mairie une demande d’autorisation d’ouverture temporaire de buvette au moins 15 jours avant la date de l’événement et de l’avoir obtenue, de ne pas aller au-delà de cinq ouvertures dans l’année. Attention, il peut arriver que ces dispositions soient restreintes par arrêté préfectoral.

Pour ce qui est des boissons alcoolisées à emporter : une vente de vin ou de liqueur, si conviviale ou culturelle puisse-t-elle sembler (production locale, spécialité…), n’apparaît pas adaptée au sein d’un établissement scolaire, ni au regard de la mission de l’Apel. L’alcool n’est pas un produit anodin et l’association de parents d’élèves, qui peut être amenée à proposer des actions sur des thématiques comme les addictions, manquerait de cohérence si elle semblait par ailleurs faire la promotion de tel ou tel produit alcoolisé dont elle organiserait la vente.

La transparence financière est une exigence à laquelle tout responsable associatif doit répondre. Statutairement, la personne chargée de la gestion financière de l’Apel, en l’occurrence le trésorier, "rend compte au conseil d’administration et à l’assemblée générale, qui statue sur la gestion" (article 7-2 des statuts type). Cela suppose une présentation claire et régulière au conseil d’administration (à chacune de ses réunions) de l’état des comptes et de l’exécution du budget. Le trésorier doit veiller à rendre lisible chacune des lignes budgétaires, en lien avec les projets correspondants, afin que le conseil d’administration, puis l’assemblée générale, puissent délibérer en connaissance de cause. De plus, tout adhérent doit pouvoir avoir accès à l’ensemble des éléments financiers concernant la vie de l’Apel, y compris au livre de comptes – même si les pièces concernées sont dématérialisées. En revanche, ces documents doivent rester au siège de l’association et ne peuvent en aucun cas être reproduits ou diffusés sans l’accord formel de ses dirigeants.

Il n’est pas possible de répondre par l’affirmative à cette question, même si elle fait parfois l’objet de tensions dans les établissements - certains parents considérant qu’il est injuste que ceux qui n’adhérent pas à l’Apel bénéficient des mêmes services qu’eux. La réponse se trouve dans la façon de présenter l’Apel aux parents lors de l’assemblée générale. Il est en effet indispensable de leur faire comprendre que l’Apel n’est pas un prestataire de services, même si elle en offre aux familles ! En versant une cotisation à l’Apel, les parents adhèrent avant tout à un projet et à des valeurs : ils donnent à une association nationale les moyens d’exercer sa mission de représentation des parents et de défense de la liberté d’enseignement. Car la mission de l’Apel est bien de représenter et d’accompagner l’ensemble des parents qui scolarisent leurs enfants dans l’Enseignement catholique. C’est pour cette raison qu’elle est la seule association de parents reconnue par le son secrétariat général. L’Apel a donc vocation à faire bénéficier toutes les familles des activités ou aides qu’elle propose (par ex. : financement de sorties ou voyages scolaires). En outre, il est à noter que la cotisation n’est pas la seule ressource de l’Apel. Cette dernière organise en effet un certain nombre d’opérations destinées à récolter des fonds pour financer ses actions : kermesse, marché de Noël, vente de chocolats … opérations aux bénéfices desquelles contribuent tous les parents, adhérents ou non !

Les nouvelles technologies permettent de créer des groupes de discussion privés, gérés par des administrateurs. Mais attention, la responsabilité de ces derniers peut être engagée si des propos répréhensibles (fausse information, calomnie, etc.) tenus dans les groupes se retrouvent dans l’espace public. Si rien n’interdit de créer ce type de groupe, la vigilance est donc de mise, et les administrateurs doivent veiller à la bonne tenue des échanges au sein de ces groupes, voire poser des règles préalables à leur intégration. Ils penseront également à y associer les parents-correspondants.